Как начать участвовать в государственных тендерах

Участие в госзакупках – это прекрасная  возможность для организации приобрести новые заказы и расширить клиентскую базу. В  2017 году госзаказчики  разместили более 3 млн. извещений о закупках на сумму более 7 трлн рублей. Как подготовиться  к тендеру, в котором шансы на победу высоки? На что нужно обращать внимание?

Участниками торгов могут быть как юридические,  так и физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели (ИП).

При этом опыт и сфера деятельности влияет на виды торгов, в которых организация может принять участие. Если деятельность компании входит в перечень, по которому заказчик обязан проводить электронные торги, то это одна ситуация. Если ее вид деятельности не входит в этот перечень, и чаще всего по этой деятельности заказчик проводит конкурсы, то это другая ситуация.

Конкурсы, как правило, сложнее для участника, чем другие виды торгов. Это связано с тем, что в случае конкурсов заказчик устанавливает такие  критерии оценки, как опыт выполнения работ, квалификация, качество товара  и т.д. И если по этим критериям участник наберет минимальное количество баллов, то, скорее всего, он проиграет. Поэтому начинающий участник, в основном, будет выбирать торги, в которых простые критерии участия и требования, которым он соответствует.

Например, один из самых простых видов торгов, в котором единственным критерием оценки является цена  – запрос котировок. Однако, сумма лота по таким торгам не превышает 500 тыс. рублей. Очень популярен среди «новичков» электронный аукцион. Среди его преимуществ: простота, прозрачность и только один ключевой критерий оценки – цена контракта.Через электронные торги,  в основном,  проводятся закупки по поставке товаров, строительных работ и т.д. Опыт участника здесь, конечно, тоже учитывается, но в определённых видах работ, например в строительстве,  когда сумма лота более 10 млн рублей. В частности, необходимо иметь опыт выполнения соответствующих работ не менее 20% от начальной минимальной цены контракта (НМЦК) за последние три года. Таким образом, если НМЦК более 10 млн рублей, то участник должен обладать опытом исполнения контрактов на сумму более 2 млн рублей.

В рамках конкурсов, чаще всего, участвуют, организации, работающие в сфере услуг, таких как охрана, IT, проектная работа. По мере накопления опыта в госзакупках и выполнения определённого объема работ компания может идти на более сложные тендеры, в которых разыгрываются крупные суммы и учитывается множество критериев оценки участников.

Что нужно, чтобы участвовать в тендерах?

1 шаг. Электронная подпись

Для участия в электронных аукционах нужна электронная подпись, т.к. с ее помощью совершаются все юридически значимые действия. На получение ЭП может уйти примерно 2-3 дня.

2 шаг. Поиск подходящих тендеров для участия

Для этого можно воспользоваться специализированными порталами, на которых размещается подробная информация о торгах, аккумулируемая с разных площадок. Одним из популярных ресурсов является Торги РФ, который содержит только актуальную информацию о госзаказах, аналитику текущих тендеров. Сайт отличается простой навигацией и оперативной экспертной поддержкой. Удобная система поиска позволяет быстро и без усилий находить нужные торги. Зарегистрировавшись на этом портале, посетитель может сделать подборку тендеров  по определённым параметрам (цена, регион, вид деятельности и т.д.). Для удобства пользователей на сайте предусмотрена возможность оформить подписку на ежедневную бесплатную рассылку по новым  тендерам  на электронную почту.

Когда найден интересующий тендер, очень важно внимательно изучить тендерную документацию, чтобы понять все ключевые характеристики заказа. Этот пакет документов содержит информацию о предмете и условиях организации закупки. В нем описываются предмет поставки, требования к поставщику, правила проведения торгов и выбора победителя. Ознакомившись с данными документами, участнику необходимо определить для себя минимальную стоимость заказа, проверить цену контракта, оценить сроки выполнения работ. Нужно внимательно все проанализировать, т.к. любой нюанс может иметь определяющее значение для принятия решения в пользу или против участия в торгах.

3 шаг. Прохождение аккредитации на электронных площадках

Сейчас электронные аукционы проходят на шести торговых площадках, которые практически идентичны по своему функционалу. Аккредитацию желательно  иметь на каждой площадке, чтобы в случае выбора лота успеть подать заявку, т.к. на это просто может не хватить времени. На процедуру аккредитации отведено до пяти рабочих дней.

Также важно быть готовым к обеспечению заявки и в случае победы к обеспечению обязательств по контракту.  В этой связи участнику желательно заранее проработать вопрос о возможности получения банковской гарантии на исполнение контракта по интересуемому тендеру. Ведь если у него нет денежных средств, достаточных для внесения обеспечительного платежа, и вероятность одобрения банковской гарантии на требуемую сумму очень  низкая, то есть все шансы  остаться в «пролёте», т.к. контракт не будет заключен без предоставления обеспечения, а поставщик может попасть в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

4 шаг. Подача заявки

Подача заявки на участие в торгах – это важный шаг, который подтверждает, что участник принимает все условия, определенные в тендерной документации, и готов заключить контракт.

Заявка подготавливается по установленной форме и подается в обозначенные заказчиком сроки. Заявка для участия в аукционе состоит из 2-х частей. Список требований к ней зависит от способа проведения торгов. В первой части заявки, в зависимости от вида торгов, содержится  согласие участника на поставку товара, выполнение работ и оказание услуг на условиях заказчика, а также спецификация и технические характеристики поставляемых товаров.

Во второй части заявки участник указывает свои данные (название организации, ИНН, почтовый адрес и т.д.) и прикладывает необходимые документы, такие как декларация соответствия,  протокол одобрения крупой сделки, лицензии и т.д. Участник торгов должен подписать заявку. Если проводится электронный аукцион, то заявка подписывается электронной подписью и подается  из личного кабинета на площадке. В случае открытого конкурса заказчик обязательно  регистрирует полученную заявку и выдает участнику расписку о получении.

Участник торгов может подать только одну заявку в отношении каждого лота. Всегда нужно обращать внимание на срок подачи заявок. Последний день приема заявок указан в извещении о проведении закупки. Если срок истечет, то возможности подать заявку на участие в аукционе больше не будет. Также могут отказать, если до конца аккредитации площадки останется менее трех месяцев.

5 шаг. Финансовое обеспечение заявки

Участие в тендере требует финансового обеспечения, которое обязательно для всех.. Эта процедура необходима, чтобы показать лояльность участника к условиям тендера, его готовность заключить контракт в случае победы.

Размер финансового  обеспечения  заявки заказчик  устанавливает  в конкурсной документации. Он может составлять от 0,5% до 5% от НМЦК.

Если проводится конкурс, то обеспечение заявки может предоставляться в виде банковской гарантии или путем внесения денежных средств. В случае электронного аукциона обеспечение заявки осуществляется только с помощью денежных средств, которые перечисляются на специальный лицевой счет участника, открытый оператором ЭТП. Когда торги завершаются, денежные средства разблокируются  и возвращаются участнику.

Популярным решением вопроса обеспечения являются тендерный кредит и тендерный займ. Многие участники закупок пользуются этими финансовыми продуктами в случаях, если размер обеспечения заявки достаточно велик, а у организации недостаточно собственных финансовых ресурсов,  или когда планируется участие в большом количестве аукционов и для этого нужно  использовать значительное количество оборотных средств.

6 шаг. Рассмотрение заявки

После окончания подачи заявок  заказчик в течение семи календарных дней должен рассмотреть первые части. Если все требования выполнены, то участник допускается к торгам, если нет – отклоняется.

По итогам рассмотрения первых частей заказчик публикует протокол с решением. Если участник не допущен к участию в торгах, его обеспечительный  платеж будет возвращен.

При проведении открытого конкурса комиссия рассматривает конкурсные заявки в течение до 20 дней со дня вскрытия конвертов.

7 шаг. Проведение торгов

Электронный  аукцион проводится в первый рабочий день по истечении двух дней после завершения срока рассмотрения первых частей заявок.

Процедура аукциона в электронной форме предполагает проведение торгов на понижение цены. В рамках аукциона участники торгуются между собой, идет понижение НМЦК. Шаг аукциона составляет от 0,5 до 5% от НМЦК. На один шаг дается 10 минут. При этом каждый участник может делать ценовые предложения неограниченное число раз. Время проведения первого этапа продлевается всегда, когда подается ценовое предложение, которое улучшает цену контракта. Здесь участнику торгов важно определить минимальную стоимость работ, при которой он готов выполнять заказ. Не следует опускаться ниже этого значения.

Если в течение первых 10 минут не подано ни одного ценового предложения, то торги завершаются и признаются несостоявшимися. В этом случае заказчик рассматривает вторые части заявок и определяет победителя.

8 шаг.Определение победителя

Если проводится электронный аукцион, то по его окончании на ЭТП публикуется протокол, содержащий номера участников и ценовые предложения, который отправляется  в ЕИС.

Затем операторы электронных площадок направляют заказчикам вторые части заявок. В случае несоответствия у какого-либо участника второй части заявки заказчик его отклоняет. В  такой ситуации победителем может стать не тот, кто предложил наименьшую цену, а тот, кто занял второе место.

После рассмотрения вторых частей заявок закупочная комиссия определяет  победителя и составляет протокол подведения итогов. Аукцион считается завершенным и на основании его результатов заключается договор между заказчиком и победителем.

Победители открытого конкурса отбираются по заявленным в закупочной документации критериям или по наименьшей предложенной цене. Итоговый протокол публикуется в единой  информационной системе (ЕИС).

Конкурс признается несостоявшимся, если на него не подано  ни одной заявки. Если подана одна заявка, которая соответствует всем требованиям, то конкурс также признается несостоявшимся, и заказчик заключает контракт с единственным поставщиком.

После победы необходимо определиться с формой обеспечения контракта. Это может быть банковская гарантия или  денежные средства, внесенные  на счет заказчика. На выполнение процедуры обеспечения отводится до 5 рабочих дней после получения контракта от заказчика. В течение этого срока поставщик должен отправить карточку с банковской гарантией или платежным поручением и подписанным контрактом. Если вовремя не предоставить обеспечение, то поставщик попадает в РНП.

Контракт вступит в силу только после того, как заказчик получит подписанный поставщиком контракт и подпишет его со своей стороны. Контракт подписывается на электронной площадке с помощью электронной подписи.